Produtividade é uma palavra que está na moda hoje em dia. Com o aumento da velocidade com que as informações circulam, está cada vez mais difícil estabelecer prioridades. Isso faz com que a gestão de tempo seja uma prática cada vez mais requerida nas organizações.
A rotina de um escritório é bem corrida, cheia de pequenas tarefas e quase não sobra tempo para planejar, dar a devida atenção à equipe ou aos clientes. Veja como melhorar isso com ações efetivas, que, somadas, fazem uma grande diferença no seu dia a dia.
Tenha uma agenda
São muitos os compromissos em um único dia e para não se perder em meio a tanta coisa, o melhor é fazer uso de uma agenda. Com ela, podemos planejar melhor nosso dia a dia e controlamos nosso tempo, assumindo somente os compromissos que realmente podemos cumprir.
Utilize um checklist
Por existirem outras pessoas envolvidas no processo, guardar todas as informações somente na cabeça pode ser um obstáculo para a produtividade, já que fica difícil lembrar de todos os detalhes.
Como a agenda, uma checklist pode ser de grande valia, tanto para si quanto para os demais membros da equipe. Assim, todos terão clareza de suas metas e objetivos.
Faça uma coisa de cada vez
Fazer duas coisas ao mesmo tempo prejudica a qualidade final de ambas. Procure se concentrar em uma coisa de cada vez, tomando o cuidado de fazer bem-feito já na primeira — mesmo que isso demore um pouco mais.
Assim, você evita retrabalhos (o que consome um tempo muito valioso).
Seja organizado
Tire um tempo para planejar todas as atividades. Procure ordená-las por ordem de importância e não de dificuldade — esse é um hábito das pessoas mais produtivas.
Desenvolva essa competência, e verá as coisas de maneira bem mais sistêmica, tendo mais facilidade na tomada de decisões, o que ajuda a se livrar do hábito de viver “apagando incêndios”, que com certeza atrapalha, e muito, a vida de um gestor.
Delegue tarefas
O trabalho em equipe facilita as coisas. O papel do gestor, é monitorar, auxiliar e direcionar o funcionamento dessa equipe, nada de fazer o trabalho por ela. Procure delegar tarefas e cobrar resultados, assim você se concentra em atividades estratégicas em vez de perder tempo com dezenas de atividades operacionais.
Mantenha o foco
Mais importante do que saber o que fazer, é saber também o que não fazer. O uso de redes sociais, e-mails, mensagens instantâneas e telefonemas, representa um risco para a produtividade. Use de maneira consciente, tenha foco.
Utilize a tecnologia a seu favor
A gestão de tempo é essencial e existem muitas ferramentas para nos ajudar nessa tarefa. Atualmente, existe no mercado uma grande variedade de softwares especificamente desenhados para atender às demandas de escritórios jurídicos. Eles nos ajudam a:
- Monitorar em tempo real os dados, auxiliando na tomada de decisões;
- Aumentar a produtividade;
- Eliminar tarefas;
- Automatizar processos;
Garantindo, assim, mais organização, eficiência, competitividade, e tranquilidade para as organizações e seus gestores.
Gostou das dicas? Já utiliza alguma delas? Comente agora como você faz a sua gestão de tempo!
