Grande parte dos gerentes jurídicos não sabem, sequer ao certo, quantos processos jurídicos se encontram sob sua responsabilidade. Além disso, se perguntá-los qual é o tempo de duração médio dos processos judiciais de seu escritório e qual o ticket médio de retorno de um processo judicial, a maioria das vezes o que obtém são respostas evasivas com um “Não sei ao certo” ou “Em torno de”.
A imprecisão na resposta é prevista, tendo em vista que nem sempre o gerente jurídico sabe quais indicadores de desempenho devem acompanhar para facilitar sua gestão. Pensando nisso, listamos as principais métricas a se ter vista em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos e obter sucesso nos negócios!
Indicadores de desempenho x Métricas
O grande volume de processos que circula em departamentos de empresas e escritórios pode parecer, a primeira vista, uma boa razão para que gerentes jurídicos não consigam dar conta dos números envolvidos no negócio com precisão. Entretanto, não é para um acompanhamento mais próximo que eles são contratados?
Indicadores e métricas são essenciais na identificação de problemas e introdução de soluções adequadas ao negócio. O que se deseja, afinal, é fazer que o principal responsável pela gestão dos processos — o gerente — conheça dados como o intervalo médio de tempo entre o recebimento do processo e sua distribuição ou o tempo médio entre distribuição e sentença, por exemplo.
Indicador não é sinônimo de métrica
Indicadores de desempenho, diversamente das métricas, traduzem-se por meio de percentuais, intervalos de tempo, faixas de valores, entre outros, e desempenham papel ímpar na condução de uma carteira jurídica, vez que necessários para o planejamento, aferição de desempenho, tomada de decisões, enfim, a gerência do setor.
Em síntese, indicadores trazem informações relevantes sobre como o trabalho está sendo desenvolvido, o nível de eficiência da equipe, o volume da operação, os gargalos, as tendências e demais dados relevantes e necessários à condução do negócio.
Indicadores e métricas na prática
Para exemplificar, imagine o seguinte cenário: o número absoluto de distribuições no mês (como 30 ou 100) é uma métrica, enquanto o percentual de honorários derivado das distribuições (como o percentual de 40% do faturamento da carteira) é considerado um indicador.
Em que pese seja necessária, a primeira informação, “número de distribuições”, apresentada isoladamente, não traz elementos que possibilitem análises mais profundas. Porém, a segunda informação (indicadores), construída com base na primeira possui significado mais amplo, relevante.
A análise deste indicador é vital para que seja eleita como prioritária a tarefa de distribuir o maior número de processos, em razão do peso que tais ações representam em termos gerais (igual a 40% sobre todo o faturamento).
Trabalhar sem medidores é não utilizar todo o potencial do negócio
Trabalhar dessa forma, no escuro, à deriva, com destino ao acaso, certamente implicará em resultados muito aquém daqueles que poderiam ser obtidos. Indicadores são obtidos a partir das métricas e sua correta avaliação resulta, na maioria dos casos, em uma mudança de atitude frente a procedimentos internos e logística.
Se tais gerentes sequer dispõem de informações elementares — como o tamanho exato da carteira jurídica que controlam, o tempo de duração médio de um processo ou o ticket médio de retorno de suas causas — incorreta será a precificação de seus serviços, as medições de desempenho, o planejamento, diminuindo a eficiência e resultados do setor.
Informações imprecisas sobre dados operacionais brutos (as métricas) certamente significam que os indicadores de desempenho da carteira jurídica não foram eleitos de forma adequada, uma vez que estes pressupõem a existência daqueles.
Métricas que todo gerente jurídico deve acompanhar
1. Carga de trabalho pessoal
Mensurar de maneira adequada a carga de trabalho pessoal é uma métrica que deve ser constantemente monitorada, já que, só assim, o gerente pode alocar os recursos de seu departamento ou escritório de forma eficaz. Para tanto, é necessário acompanhar casos e a média de gastos internos e externos de acordo com o orçamento de cada advogado.
Além disso, vale conhecer o tempo gasto em cada processo desde seu ajuizamento ou citação até o trânsito em definitivo. Mensurar esse período permite que se determine com antecipação uma média a ser gasta em cada tipo de assunto (como contrato ou litígio) conferindo maior eficiência ao departamento jurídico.
2. Gastos por tipo de assunto
Não sabe de onde vêm os principais gastos do seu setor ou escritório? Pois saiba que acompanhar tal métrica é essencial para evitar prejuízos! Determinar se gastos exagerados têm motivo plausível ou não é essencial para eliminar processos e setores desnecessários.
Lembre-se de utilizar a tecnologia a seu favor: diversas ferramentas já permitem um acompanhamento seguro e preciso de valores gastos, determinando parâmetros para casos futuros. Planejamento estratégico é essencial para que a organização conheça a fundo sobre sua real saúde.
3. Gastos conforme orçamento
Monitorar o orçamento do negócio é, com certeza, a maneira mais simples e prática pela qual gerentes podem antever e controlar gastos em seu setor. Com o tempo, tal atitude proporciona benchmarks: previsões sobre quanto cada caso deve custar e se vale a pena negociar ou insistir em litígios.
O acompanhamento da métrica é importante especialmente para empresas, já que dão um motivo a mais para que o gerente possa ficar mais atento a colaboradores que extrapolam a média para o período e vão além de seu orçamento.
4. Faturamento de honorários
O principal motivo para se acompanhar taxas de ganhos em honorários periodicamente é saber se o aumento em determinado ano (já que normalmente não há diminuição) está de acordo com a evolução esperada contada a partir da média histórica. Se não, permite que o gerente aja mais intensamente a fim de se certificar que o cenário mude.
No caso de empresas, os departamentos jurídicos costumam ter um teto para o aumento de honorários dos colaboradores. Acompanhar a métrica, assim, é uma forma de pressionar a empresa a não realizar congelamentos e até mesmo aumentar as previsões de gastos.
As responsabilidades do gerente jurídico
A adequada eleição de indicadores de uma carteira jurídica são imprescindíveis para que o gerente possa efetivamente contribuir com sua empresa. É através destes dados que poderá planejar, organizar e, em especial, direcionar a rotina de trabalho de sua equipe visando a obtenção dos resultados pretendidos.
Dispor em tempo real de informações como volume da carga de trabalho pessoal, se os gastos estão de acordo com o orçamento e planejamento de recebimento de honorários para o futuro é obrigação dos gerentes jurídicos, sendo condição necessária para que todo o trabalho e esforço seja conduzido para o atingimento das metas da organização.
E então, entendeu definitivamente quais as métricas e indicadores de desempenho que todo gerente jurídico deve acompanhar? Compartilhe sua opinião nos comentários e enriqueça a nossa discussão!
