O sucesso de um escritório de advocacia depende de seu nível de produtividade. Isso tem a ver com diversos fatores, que vão desde o desempenho dos funcionários até o uso de tecnologias na gestão dos processos. Por isso, algumas dicas de produtividade podem cair bem nessa situação.
Hoje em dia, existem diversas técnicas e aplicações que aumentam a performance dos escritórios de advocacia. Basta ter maior controle sobre a agenda de compromissos, otimizar a organização do arquivo de documentos e investir em tecnologias próprias.
Quer saber mais? Acompanhe este texto e conheça 5 dicas de produtividade para fazer com que seu escritório bata novas metas e objetivos. Confira!
1. Tenha controle da sua agenda
Quando as tarefas agendadas são cumpridas no prazo (ou antes), pode ter certeza que a produtividade está sendo alcançada. Isso porque atrasos e prorrogações de atividades ocasionados por uma agenda desorganizada podem te fazer perder tempo e dinheiro.
Para evitar isso, tenha mais controle dos seus compromissos e datas. Não apenas regule as atividades do dia, mas também da semana e do mês. Fazendo isso, tudo vai fluir melhor!
2. Desfrute mais das tecnologias
Muitas vezes, funcionários e gestores de escritórios de advocacia acabam perdendo tempo com a mobilidade. Esperam muito por um officeboy, por exemplo, para entregar um documento. Por isso, as tecnologias devem ser mais bem aproveitadas para resolver entraves como esses.
Em dispositivos móveis, por exemplo, é possível encontrar aplicativos que enviam documentos e e-mails com certificação digital para agilizar a vida dos advogados. Aproveite o seu smartphone ou tablet para encontrar boas soluções.
3. Crie um método para organizar o arquivo
Encontrar o documento que precisa de maneira rápida e ágil ajuda bastante na produtividade da sua equipe. Por isso, é necessário utilizar um método rigoroso para catalogar todo o material. Essa talvez seja a mais importante das dicas de produtividade.
Sendo assim, compre pastas tipo caixa e etiquetas coloridas. Faça uma tabela atribuindo as cores para cada cliente ou setor do escritório. Deste jeito, tudo vai ficar mais fácil e acessível!
4. Gerencie melhor a caixa de entrada do e-mail
Você já sentiu que perde produtividade lendo e-mails desnecessários ou acumulando mensagens já respondidas? Isso pode estar acontecendo porque a caixa de entrada de seu e-mail deve estar repleta de assuntos irrelevantes misturados com outros importantes.
Mude isso! Deixe a caixa de entrada apenas com assuntos que ainda não foram resolvidos. Assim que os solucionar, remova-os para uma caixa específica. Dessa maneira, você vai ter mais controle das tarefas a serem cumpridas.
5. Utilize dashboards no seu negócio
Uma outra dica valiosa é investir no uso de dashboard. Essa é uma ferramenta que facilita a gerencia e a gestão. Por meio dela é possível ter um painel onde pode-se monitorar informações relevantes de determinada base de dados. Além de poder apresentá-las de forma gráfica e em tempo real.
O uso de dashboard é semelhante a um gerente virtual. Ou seja, através do cruzamento de dados consegue-se identificar gargalos, apontando pendências, probabilidades e recorrer a um amplo suporte para melhorar o gerenciamento do negócio.
Com essas dicas, a sua vida no escritório colherá resultados melhores. Tenha em mente que, para ter um ambiente de trabalho produtivo, é preciso que as pessoas gostem de trabalhar nele e se ajudem mutuamente.
Você tem utilizado alguma outra técnica para aumentar a produtividade do seu negócio? Deixe seu comentário e conte sua experiência!
