Melhorias na performance e gerenciamento de processos jurídicos só ocorrem com grande esforço, já que as empresas e escritórios de advocacia tem de lidar com um grande volume de procedimentos diariamente, tornando-se fácil perder certos dados ou referências na busca por celeridade e entrega de resultados.
Pensando nisso, apresentamos, no post de hoje, um passo a passo com as melhores orientações para que você aprenda de vez como mapear processos jurídicos com eficiência, a fim de elevar seu patamar de competitividade e extrair o melhor da prática para o seu negócio. Acompanhe.
1. Trace seus objetivos
Cada processo dentro da cadeia de valor de uma organização possui um objetivo específico. Por isso, cada um deles contribui de forma singular para o alcance das metas traçadas pela gestão jurídica da empresa.
O primeiro passo para mapear os processos de uma companhia é, assim, entender o papel de cada um deles e analisá-los dentro do limite de suas atividades, de forma a responder o seguinte questionamento: afinal, há um motivo pelo qual ele existe?
2. Determine as entradas e saídas dos processos
As saídas (ou “outputs”) correspondem às entregas realizadas no final de cada um dos processos que compõem o quadro da empresa: eles agregam valor no decorrer da cadeia produtiva até o momento em que são finalizados, entregando um resultado (positivo ou negativo).
Muitos empreendedores tendem a enxergar as saídas como algo palpável e físico, especialmente com o final da tramitação de um processo jurídico, o que é um erro. Afinal, as saídas podem ocorrer de várias formas como tomadas de decisão, acordos, coleta de dados, entre outras.
Da mesma forma, acompanhar as entradas dos processos (ou “inputs”) são elementos mudados no transcorrer do tempo de cada um deles que também venha a agregar valor à cadeia produtiva, e devem ser identificadas.
Tal atitude é necessária para que você possa ter controle final da repercussão dos processos e colher dados para futuras projeções e acompanhamento de números na prática.
3. Saiba quais são os clientes e componentes dos processos
Ainda, é essencial para o mapeamento dos processos jurídicos que você consiga identificar quem são os clientes de cada um dos procedimentos, bem como seus componentes. Listagens são uma boa pedida pra quem quer fazê-lo com praticidade.
Só assim você pode ter certeza da entrega de resultados de acordo com clientes, assim como os materiais, valores e serviços a serem realizados para seu alcance. Tecnologia, maquinário, recursos humanos, energia… Tudo deve ser colocado na ponta do lápis e avaliado.
4. Identifique e aplique melhorias nos processos
Uma vez entendido o fluxo com início e fim dos processos, é hora de entender o que pode ser melhorado. O ideal é que se elimine etapas que custem muito e agreguem pouco valor à cadeia de produção, documentando-se no caminho todas as mudanças aplicadas.
Os indicadores devem estar sempre sob controle e os ajustes devem ser realizados de maneira ponderada, respeitando-se o tempo de maturação que as alterações levarão até produzir mudanças.
Esse acompanhamento é apenas a última etapa no processo de mapeamento, mas deve ser encarado apenas como o início de um trabalho voltado para a otimização de desempenho, que é tarefa cíclica em uma organização.
Então, entendeu como mapear processos jurídicos e aproveitar melhor a produtividade da sua empresa ou ainda tem alguma dúvida? Deixe seu comentário e compartilhe sua opinião!
