O sucesso de um escritório de advocacia depende de seu nível de produtividade. Isso tem a ver com diversos fatores, que vão desde o desempenho dos funcionários até o uso de tecnologias na gestão dos processos. Por isso, algumas dicas de produtividade podem cair bem nessa situação, em que fazer a gestão de tempo é necessário.
Hoje em dia, existem diversas técnicas e aplicações que aumentam a performance dos escritórios de advocacia. Basta ter maior controle sobre a agenda de compromissos, otimizar a organização do arquivo de documentos e investir em tecnologias próprias.
Quer saber mais? Acompanhe este texto e conheça 8 dicas de produtividade para fazer com que o seu escritório bata novas metas e objetivos. Confira!
1. Tenha controle da sua agenda
Quando as tarefas agendadas são cumpridas no prazo (ou antes), pode ter certeza que a produtividade está sendo alcançada. Isso porque atrasos e prorrogações de atividades ocasionados por uma agenda desorganizada podem te fazer perder tempo e dinheiro.
Para evitar isso, tenha mais controle dos seus compromissos e datas. Sobretudo, não apenas regule as atividades do dia, mas também da semana e do mês. Fazendo isso, tudo vai fluir melhor! Caso o seu escritório tenha uma secretária, ela também deve ser orientada a programar e agendar as atividades sempre com antecedência.
2. Desfrute mais das tecnologias
Muitas vezes, funcionários e gestores de escritórios de advocacia perdem mais tempo do que deveriam com a mobilidade. Isso acontece quando esperam muito por um officeboy, por exemplo, para entregar um documento. Por isso, as tecnologias devem ser mais bem aproveitadas para resolver entraves como esses.
É o caso de dispositivos móveis, nos quais é possível encontrar aplicativos que enviam documentos e e-mails com certificação digital para agilizar a vida dos advogados. Tendo isso em mente, aproveite o seu smartphone ou tablet para encontrar boas soluções. Uma ideia interessante nesse sentido é, pelo menos, começar a pensar em um escritório totalmente tecnológico e menos dependente do uso de papel.
3. Crie um método para organizar o arquivo
Encontrar o documento que precisa de maneira rápida e ágil ajuda bastante na produtividade da sua equipe. Por isso, é necessário utilizar um método rigoroso para catalogar todo o material. Essa talvez seja a mais importante das dicas de produtividade.
Sendo assim, compre pastas do tipo caixa e etiquetas coloridas. Com elas em mãos, faça uma tabela atribuindo as cores para cada cliente ou setor do escritório. Deste jeito, tudo vai ficar mais fácil e acessível! O mesmo é válido para os arquivos digitais, que podem ser organizados em pastas específicas nos computadores do escritório e, assim, mais facilmente encontrados.
4. Gerencie melhor a caixa de entrada do e-mail
Você já sentiu que perde produtividade lendo e-mails desnecessários ou acumulando mensagens já respondidas? Isso pode estar acontecendo porque a caixa de entrada de seu e-mail deve estar repleta de mensagens irrelevantes misturadas com aquelas que realmente são importantes e merecem sua atenção.
Se esse problema acontece no seu escritório, mude isso. Deixe na caixa de entrada apenas aqueles e-mails que ainda não foram resolvidos. Assim que os solucionar, remova-os para uma caixa específica. Dessa maneira, você vai ter mais controle das tarefas a serem cumpridas.
Outra dica interessante é separar o seu e-mail pessoal do e-mail de trabalho, pois assim evitará se distrair com mensagens e assuntos que não são relacionados aos processos do escritório.
5. Delegue tarefas para uma melhor gestão de tempo
É comum que algumas pessoas tenham a falsa ideia de que para que uma tarefa seja bem-feita, ela não pode ser delegada, assumindo mais responsabilidades do que deveriam, tirando o foco daquelas que, de fato, merecem atenção imediata. Ou seja, é preciso rever esse conceito e começar a delegar as tarefas mais simples ou burocráticas para auxiliares ou estagiários.
Com as tarefas de cunho mais burocrático delegadas, você terá mais tempo para pensar em ações estratégicas e pensar em melhorias para o escritório de advocacia. Além disso, também poderá pensar em novas formas para mais bem atender os seus clientes e oferecer serviços mais assertivos.
6. Utilize o armazenamento de dados em nuvem
Você já passou por situações desagradáveis como a de esquecer um documento do processo de um cliente em uma reunião e ter que voltar até o escritório para buscá-lo? Por mais que isso pareça irresponsabilidade, saiba que não é, afinal, com tantas atribuições durante o dia, é comum que uma pessoa que tenha uma rotina tão cheia de compromissos esqueça desses detalhes.
É por isso que ter todos os documentos de trabalho armazenados em nuvem pode ser uma boa ideia para um gestor de escritório de advocacia. Dessa forma, é possível fazer o upload e armazenamento dos dados em nuvem e assim acessá-los em qualquer local, evitando contratempos.
7. Diminua a quantidade de reuniões
Você já parou para pensar como muitas reuniões que são realizadas no dia a dia são improdutivas? Sem contar o tempo que se perde na reunião, também deve ser calculado o período de deslocamento até a empresa do cliente, que pode ser agravado nas grandes cidades, em que o trânsito torna-se caótico em determinados horários.
Por esse motivo, as reuniões só devem ser marcadas quando realmente forem necessárias. Assuntos mais pontuais, por exemplo, podem ser facilmente resolvidos por meio do uso de aplicativos de trocas de mensagens. Além disso, também é possível fazer o uso de programas como o Skype e fazer ligações breves.
8. Utilize dashboards no seu negócio
Uma outra dica valiosa é investir no uso de um dashboard jurídico. Caso você nunca tenha ouvido falar, saiba que essa é uma ferramenta que facilita a gerência e a gestão. Por meio dela, você tem acesso um painel no qual é possível monitorar informações relevantes de determinada base de dados. Além disso, há a possibilidade de apresentá-las de forma gráfica e em tempo real.
Em suma, o uso de um dashboard é semelhante a um gerente virtual, que busca garantir que os resultados traçados pelo negócio serão atingidos. Ou seja, com o cruzamento de dados, consegue-se identificar gargalos, apontando pendências, probabilidades e recorrer a um amplo suporte para melhorar o gerenciamento do negócio.
Agora que você já sabe o que é preciso para otimizar a sua rotina, não pense duas vezes antes de adotar essas dicas. Não tenha dúvidas: a sua vida no escritório colherá resultados muito melhores.
Tenha em mente ainda que, para ter um ambiente de trabalho produtivo, é preciso que as pessoas gostem de trabalhar nele e se ajudem mutuamente. Somente assim, é possível realmente otimizar a rotina e ter um escritório de advocacia que seja um exemplo para os demais.
E você? Tem utilizado alguma outra técnica para aumentar a produtividade e melhorar a gestão de tempo do seu negócio? Deixe seu comentário e conte sua experiência! A sua opinião é sempre muito bem-vinda, portanto, não deixe de registrá-la aqui no blog.
