– Quantos processos jurídicos se encontram sob sua responsabilidade?
– Qual é o tempo de duração médio dos processos judiciais de seu escritório?
– Qual o ticket médio de retorno de um processo judicial?
Perguntas básicas que constantemente dirijo aos gerentes jurídicos, mas que na maioria das vezes são respondidas de forma evasiva: “Não sei ao certo. Acho que em torno de …”
Muito embora a imprecisão na resposta já fosse prevista, faço questão de anotar os números sugeridos e posteriormente acoplar um Dashboard na base de dados do cliente visando a realização da “prova real”.
Os resultados são surpreendentes, pois os números fornecidos pelos gerentes jurídicos via de regra distam mais de 40% da realidade da carteira, restando claro que os profissionais não sabiam as respostas para as perguntas que lhe foram feitas.
Pior seria se o questionamento fosse sobre o tempo médio de duração destes processos, intervalo médio de tempo entre o recebimento do processo e sua distribuição ou o tempo médio entre distribuição e sentença. Certamente, não obteria tais respostas.
Surpresa? Infelizmente, nenhuma! Preocupante? Muito! Conclusões? Várias! Soluções? Claro!
Trabalhar desta forma, no escuro, à deriva, com destino ao acaso, certamente implicará em resultados aquém daqueles que poderiam ser obtidos, pois se tais gerentes sequer dispõem de informações elementares como o tamanho exato da carteira jurídica que controlam, o tempo de duração médio de um processo e o ticket médio de retorno de suas causas, incorreta será a precificação de seus serviços, as medições de desempenho, o planejamento, diminuindo a eficiência e resultados do setor.
Importante mencionar que se tais gerentes não dispõem de informações precisas sobre estes dados operacionais brutos (tamanho da carteira, volume de distribuições, liminares, acordos, sentenças favoráveis, desfavoráveis, …), os quais são conceitualmente denominados de métricas, certamente os indicadores de desempenho da carteira jurídica não foram eleitos de forma adequada uma vez que estes pressupõem a existência daqueles. (indicadores são eleitos a partir das métricas).
Indicadores de desempenho, diversamente das métricas, traduzem-se por meio de percentuais, intervalos de tempo, faixas de valores, dentre outros e desempenham papel ímpar na condução de uma carteira jurídica, vez que necessários para o planejamento, aferição de desempenho, tomada de decisões, enfim, a gerência do setor.
Exemplificando:
– Número de distribuições no mês: 30 distribuições (métrica)
– Percentual de honorários das distribuições corresponde a 40% do faturamento da carteira (indicador)
Em que pese necessária, a primeira informação, “número de distribuições”, apresentada isoladamente, não traz elementos que possibilitem análises mais profundas.
Agora note-se como a segunda informação (indicador), construída com base na primeira possui significado mais amplo, relevante. A análise deste indicador é vital para que seja eleita como prioritária a tarefa de distribuir o maior número de processos, em razão do peso que tais ações representam em termos gerais. (40% sobre todo o faturamento).
Em síntese, indicadores trazem informações relevantes sobre como o trabalho está sendo desenvolvido, o nível de eficiência da equipe, o volume da operação, os gargalos, as tendências dentre outros dados relevantes e necessários à condução do negócio.
Assim, a adequada eleição dos indicadores de uma carteira jurídica são imprescindíveis para que o gerente possa efetivamente contribuir com sua empresa, pois através destes dados poderá planejar e organizar a rotina de trabalho de sua equipe visando a obtenção dos resultados pretendidos.
Dispor em tempo real desta informação é obrigação dos gerentes jurídicos, condição necessária para que todo o trabalho e esforço seja conduzido para o atingimento das metas da organização.
Esperamos que este post tenha ajudado você a solucionar alguma dúvida e contribuído para os seus conhecimentos.
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