Organizar a programação diária de trabalho é algo que precisa ser feito. Porém, quando se trata da agenda do advogado, muitas pessoas consideram uma boa gestão do tempo como uma espécie de superpoder: certamente nenhum simples mortal consegue fazer tudo o que é preciso em 24 horas!
Mas as coisas não são bem assim. Com efeito, organizar sua agenda diária deve ser algo simples se você planejar — uma habilidade que qualquer pessoa pode aprender. Ao longo do artigo, vamos mostrar alguns princípios orientadores para ajudá-lo nessa tarefa. Boa leitura!
Pense antes de agir
Como começa o seu dia? Você vai até o escritório, se senta à mesa e mal sabe por onde começar? Talvez você simplesmente pegue a primeira tarefa de uma pilha, independentemente da urgência ou importância que ela possa ter? Se você possui alguns desses hábitos, precisa saber que nenhum deles é produtivo.
É preciso dispensar apenas alguns minutos para planejar sua agenda diária, analisar suas reuniões e compromissos, definir quais tarefas devem ser consideradas prioritárias e realmente conectá-las ao seu calendário para garantir que sejam realizadas.
Comece pela tarefa mais importante
Muitos profissionais passam as duas primeiras horas de trabalho em ações como verificar e-mail, navegar na web, configurar ferramentas tecnológicas etc. O ideal é dedicar esse tempo para criar uma programação. Do contrário, essas ações “fáceis” sugarão seu tempo e, antes que você se dê conta, toda a manhã já terá passado.
Selecione uma tarefa importante a ser resolvida tão logo você chega ao escritório. De preferência, algo que você esteja procrastinando ou que tenha um prazo curto para ser realizada. Resolver pendências dessa natureza logo pela manhã abrirá o caminho para melhorar sua produtividade.
Divida seu dia em blocos
Nos atuais ambientes de negócios cada vez mais dinâmicos e competitivos, a multitarefa tornou-se a norma. Muitos pensam que, se não estiverem encarregados de 15 tarefas ao mesmo tempo, não estão sendo produtivos. Mas isso é, por definição, um erro.
Você realizará mais se puder dedicar uma parte de seu tempo a uma única atividade, focando toda sua atenção e somente passando para a próxima atividade depois de concluir a atual.
Descubra qual o tempo médio que você leva para completar uma tarefa. Em seguida, agende reuniões e demais atividades que possam interromper seu trabalho para um período diferente. Afinal de contas, se você tem um compromisso consigo mesmo, é preciso respeitar isso tanto quanto qualquer outro no seu calendário
Planeje o dia seguinte
Quando chega o fim do expediente, nada mais natural do que o desejo de saltar em seu carro e correr para casa. Entretanto, reservar alguns minutos para planejar sua agenda do dia seguinte pode significar a diferença entre organização e caos na próxima manhã.
Interrompa o trabalho cerca de 15 minutos mais cedo, arrume sua mesa e guarde todos os itens soltos. Analise seus afazeres e revise sua agenda do advogado para definir quais serão as tarefas prioritárias do dia seguinte.
Coloque os materiais para essas tarefas em cima da mesa. Isso será útil para que, ao chegar no trabalho, você não perca mais um precioso tempo se perguntando o que é preciso fazer naquele dia.
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