Sem a presença das inovadoras ferramentas que a tecnologia vem proporcionando com o decorrer dos anos, escritórios de advocacias dependiam exclusivamente da presença física de pessoas para realizar grande parte de seus procedimentos diários.
Essa realidade passada resultava em burocracia e muito desperdício de tempo e recursos. Entretanto, atualmente é possível contar com soluções gratuitas e digitais para otimizar os processos cotidianos.
Continue lendo para conferir 5 ferramentas indispensáveis para escritórios de advocacia.
1. Dashboards
Cada vez mais empresas estão adotando os benefícios de dashboards. Tratam-se de painéis que oferecem uma visão ampla e centralizada de todos os aspectos envolvidos em um determinado projeto, como por exemplo:
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Cronogramas;
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Tarefas a serem concluídas;
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Custos operacionais;
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Riscos e oportunidades.
Com uma perspectiva mais abrangente sobre a real situação em que o seu projeto se encontra, é possível otimizar a tomada de decisões, identificar riscos ou falhas de planejamento e encontrar as soluções de forma mais ágil e eficiente, de forma que toda a equipe envolvida tenha conhecimento sobre cada etapa do processo.
2. Slack
O Slack é uma ótima ferramenta de comunicação para escritórios de advocacia, pois ele torna a troca de mensagens mais dinâmica e organizada, independentemente do porte de sua equipe.
É comum que, em escritórios de advocacia, ocorra diariamente um grande número de solicitações de documentos ou informações, perguntas sobre processos e delegação de tarefas.
Diferente de um e-mail em que a conversa pode ficar confusa e as informações se perderem entre outras mensagens, o Slack possibilita que os usuários escolham se querem conversar em um canal geral, onde todos os envolvidos podem enviar e receber mensagens, ou criar canais específicos e restritos para discutir determinados assuntos. Além disso, é possível enviar arquivos e fazer chamadas de áudio individuais.
3. DocuSign
Quantas vezes os documentos acumularam-se porque o advogado não estava presente no escritório para despachá-los? Certamente, essa é uma questão que faz parte da rotina de todo escritório de advocacia. A melhor solução seria se houvesse um modo de assinar documentos, contratos e processos de forma digital e remota.
Felizmente há um aplicativo chamado DocuSign que permite que o usuário assine digitalmente seus documentos em PDF a qualquer hora e lugar. Simples, intuitivo e prático, basta abrir o documento que você deseja, assiná-lo em seu próprio dispositivo móvel e pronto.
A versão paga do DocuSign permite que você selecione tipos de documentos, faça um gerenciamento de usuários e crie permissões para assinaturas.
4. MailChimp
Quer manter seus clientes atualizados e cultivar um relacionamento de forma ética e profissional? O MailChimp é eficaz para trabalhar com marketing jurídico, pois trata-se de uma ferramenta que efetua o envio e gerenciamento de e-mails externos de forma simplificada.
É excelente para escritórios de advocacia que desejam manter a proximidade com seus clientes por meio de estratégias de marketing digital, fazendo uso de newsletters, e-mail marketing, ebooks e todo tipo de material útil e relevante para seus clientes.
O MailChimp permite que, além de gerenciar suas campanhas, você mensure seus resultados em tempo real. Pois fornece informações a respeito de quais e-mails foram abertos, lidos, encaminhados, descartados e muito mais.
5. Skype
O Skype popularizou os conceitos de web conferências e reuniões online. Empresas dos mais diversos portes e setores utilizam o Skype para realizar reuniões de negócios entre membros que não estão no mesmo local, pois o aplicativo pode ser acessado tanto em desktops como em dispositivos móveis.
O Skype é uma ferramenta de comunicação empresarial completa, pois permite o envio e recebimento de arquivos, troca de mensagens instantâneas, chamadas de áudio e conferências de vídeo com diversos participantes simultâneos, além de muitas outras funções.
A evolução dos recursos tecnológicos ganhando cada vez mais presença na vida das pessoas e o crescimento da concorrência entre pequenas, médias e grandes empresas, são alguns dos principais fatores que têm influenciado escritórios de advocacias a adotar o uso de ferramentas digitais em seu cotidiano profissional.
Sua empresa utiliza ferramentas ou dashboards para otimizar seus processos? Então deixe um comentário compartilhando a sua experiência!
